考えていることや聞きたいことを簡単に人に伝えるコツ

何かを人に説明するとき、なかなか伝わらなくてイライラすることはありませんか?自分はしょっちゅうあります。日常のちょっとした会話のシーンでは、もう説明するのが面倒くさくなって、途中で説明して伝えるのをやめてしまう(関西弁でいうところの「もうええわ」で会話が終わる、あれです)、ということも多々ありますが、これが仕事だったりすると、そうもいきません。

なぜならば仕事の場合、何らかの成果を出す必要があり、成果をあげるには関係者との合意形成が必要となり、合意形成するためには説明して納得してもらうことが必要であるからです。「伝わらない相手に対しても、なんとか伝える必要がある」ということです。で今回は、なんとか「考えていることや聞きたいことを簡単に人に伝えるためのコツ」みたいなものの案を、大きく4つに分けて、ご紹介したいと思います。

 

何を伝えたいかを明確にする

まずは、「自分は相手にいったい何を伝えたいのか?」、というところを明確に意識しましょう。人間には常に感情や気持ちや雑念があるので、頭の中は、例えば「腹減った」とか、「今日は天気がいい」とか、言ってみれば「相手に伝えたいコアな事象以外の雑念」、つまりノイズにあふれているわけです。この状態でおもむろに「相手に伝えること」を始めてしまうと、ノイズにあふれた情報の垂れ流しになりかねません。で、それを聞いた相手は「おまえ何が言いたいねん?」ってなること請け合いです。相手に伝えることが何なのか、たくさんある雑念の中から絞って、「今回相手に伝えたいこと」を明確にします。

 

先にゴールを伝える

「相手に伝えたいこと」のコアな部分が絞れたら、といいますか、「今回の会話で伝えたいことを決める」ことができたら、次に、その事象をなるべく簡潔な言葉にします。例えば「以前聞いた○○の話を、納得しないまま聞き流してしまって、実は理解していない。もう一回しっかり把握したい」ということが「伝えたいこと」の場合、まずそこを伝えます。「この間聞いた○○の説明な、あれ実は意味わからんかってん。わからんのに「まあそうやね」で終わらせてしもてん。あの話、もう一回説明してくれへんか?」ってな具合です。

これで相手に「話が理解できなかったこと」と、「もう一回説明してほしいこと」が伝わります。最初に言うことで、今回のコミュニケーションの目的であることも、相手に伝えることができます。さらには、コミュニケーションする際の背景として、「ゴール(=相手に伝えたいことを文字で書いたもの)を、常に視界に入れるようにしておく(絵や図も可)」ことも有効です。

背景にしておく「ゴールを書いておくもの」は、リアルミーティングの場合はホワイトボードでも、ノートでも、リモートの際には画面共有した画面でもいいのですが、「今日の目的:以前聞いた○○の話を、納得しないまま聞き流してしまったので、(聞き手である私が)もう一回しっかり把握したい」といった具合に書いておきます。で、相手や自分の話が脱線したり、脱線していなくてもゴールから離れていきそうになった場合には、「いやいや今日はここに書いてあることがゴールですから、ちょっと戻ろうや」てな具合で、もともとのテーマに戻るようにします。

 

主体的に進行する

それからもうひとつ、コツのようなものとして、この例における「伝えたいこと」は、「理解できなかった」ので「もう一回わかるまで説明してほしいこと」であり、主体性をもって進めるべきは「聞き手」です。「話し手」である相手が、相手のペースでビュンビュン話を進めてしまうと、またまた「理解できない状態」が繰り返されるリスク大です。なので、あくまでも聞き手であるこちらのペースでコミュニケーションを進めます。

どうすればそうなるか?といいますと、「議事進行を聞き手のほうでやる」、ということです。例えばニュース番組で、キャスターの人が有識者に意見を求めるときのイメージですね。聞きたい、説明を受けたい側が主役で、主役が自分のしたいこと、伝えたいことを確実に得るために、コミュニケーション自体を主体的に進めるのです。進行はは英語でいうとファシリテーションといいますが、これを聞き手がおこなうことが重要です。

 

途中で確認タイムを入れる

しかし、あまりにも主体的過ぎてもいけません、というのは、人間というものは、「こうだよね」という思い込みや経験則ありきで、物事を判断しがちだからです。相手が親身になって説明してくれているのに、自分の思い込みや経験則に沿った返しや理解に終始してしまっては、「もう一度相手にきちんと説明してもらって、しっかり納得したい」という目的を達成することが、困難になってしまいます。

コミュニケーションをファシリテートしている際に、「自分自身の思い込みを話したい」、「価値観を伝えたい」といった、元のゴールとちょっとずれた欲求が出てきたら、「そもそもこの議論の目的はなんだっけ?わからへんことをもう一回説明してもらい場やなかったっけ?俺は理解できてるかな?」という原点に戻って、わからないところはとことん相手に聞きましょう。「あ、すいません、確認させてー」てな具合です。これをやる際にも、背景として「ゴールを書いておく」ことが有効になります。

ということで、以上4プロセスを経ることを意識するだけでも、かなりコミュニケーションは改善されるのではないでしょうか。是非活用してみてください。