何も決まらないムダな会議を劇的に改善する方法

誰もが日常のさまざまなシーンで、何人か集まって議論することがあると思います。友人とのランチやディナー、仕事のつきあいの関係者との飲み会から、会社やプロジェクトの成否を左右するような重要なミーティングや会議、今日の作業やイベント、直近の課題などを共有する朝会や夕会など、形態も内容もさまざまです。

何人か集まって議論したり会話したりする、ということは、そこにはなんらか目的があるはず。飲み会なら「親睦を深める」とか「お酒を呑むことそのもの」、ランチやディナーにも、「おいしいものを食べてハッピーになる」とか「ハッピーな感じを仲の良いグループで共有する」等といった、開催の目的が存在します。

仕事系の打ち合わせや会議は、目的をざっくりいえば「仕事で儲けるため」が大目的なのですが、「全くもって何も決まらない」、「やたら長い」、「脱線しまくる」、「発言者が出席者全体の5分の1以下」といった会議になってしまいがちです。

結果、本来の大目的である「儲かる」が実現するどころか、むしろ会議のコストがかさんで、儲けが目減りする始末です。なんとかこの「何も決まらない、ムダな会議をなくす、または劇的に改善する方法」は、ないものでしょうか。改善策を考えてみましょう。

合意形成の会議に絞る

「コスト」という観点でいえば、会議自体を全部なくしてしまえば大幅に改善は可能です。会議自体が商品やプロダクトを生産はしませんので、会議をなくすという選択が、もっともダイナミックで直接的な改善策です。

しかし、仕事を進めるうえで、どうしても必要な会議までなくしてしまうと、あとからコストがかかることになります。なぜか。それは、会議の場が「議論の場」であるだけではなく、「関係者の合意形成の場」でもあるからです。

その場にいなかったり、あとからメールなどで決定事項を知らされるだけだと、「俺は聞いてない、俺の空いてる日に仕切り直しで開催しろ」だの「メールに書いている決定事項が気にいらん」だの「意味がわからん」だの、新たな問題が噴出します。

このため、必要最低限の「合意形成のため」の会議として、「実務者の議論の場」と、「管理者の意思決定の場」に絞りこんで開催します。しかし、会議の数を絞るだけでは、まだ仕事は進みません。

 

議題とゴールを明確に共有する

全部の課題や問題を一回の会議で解決するわけではなく、その会議ならではの「決めるべきこと」があるはず、といいますか、仕事の問題解決を扱う場合には特に、議題を小分けにして、ひとつひとつ決めていかないと、全体として進んでいかなくなってしまいます。そこで、ひとつひとつの会議で、「何を決めるのか」、「どこをゴールにするのか」を、アジェンダとして参加者で共有します。会議の場で、ホワイトボードやプロジェクターに大写しして、参加者に常にさせるのも効果的です。

さらには、議論が脱線したり、ループしないように、議事進行役、つまりファシリテーターを置いて会議を進めれば、効率化も図れます。時間も意識すると尚良しですが、時間優先ではなく、ゴール優先であることも、意識しておく必要があります。

とはいえ「結論が出るまで延々と会議をやる」というのも非効率ですし、参加者やファシリテーターの集中力が低下してしまいますので、ゴールに向けて議論しつくしたら、一旦そこまでの議論をとりまとめて、「残課題は何か、誰がいつまでに決めるのか、次回の会議(=積み残し事項を解決するための会議)をいつおこなうか」について、参加者全員で共有します。

これらのアクションで、かなり会議がまともになる、開催する意義が出てくるのですが、さらにもうひとつ、だめ押しでやっておきたいことがあります。

議論の要点を文字で残す

会議をよりよいするために最後にやっておくべきこと、それは「必ず議論の要点を文字や図にして、参加者全員で共有すること」です。議事メモや議事録に残しても良いですし、その場でホワイトボードなどに書いて共有しても効果的です。

人間の記憶は、自分の都合が良いように変わりがちなので、可視化した状態で共有することが重要です。メールなどで展開して、「認識違いがあれば、ご指摘ください」といった一言を添えれば、「言った、言わない」的な問題の芽を、早期に摘んでしまうこともできます。

以上のような改善策を施すことで、ムダな会議が意義のある会議に変わる、変わるはずなのですが、参加者全員が同じ意識を持って会議に臨むには、相当時間がかかることが想定されます。仕事の会議だけではなく、なんでもそうですが、とある方針を取り決めたからといって、関係者全員が雁首揃えて突然同じ方向を向くことは、まずありえないからです。

このため、意識が根付くまでの一定期間、ファシリテーター役となる要員は、改善策によって大きな効果を得るためにも、これらの改善策を常に念頭に置きつつ、強い意志を持って、会議に臨む必要があります。やはりここでも「人間力」が問われる、ということです。

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